(一)大體可分三部分：首為禮貌應酬語，猶敘寒暄也；次為正文，即書信主體，猶陳來意也；末為結束應酬語，猶臨去道別也。
(二)細分則有十項，如表：
|
稱謂 |
此為書信發端重要部分，所以確定通訊人雙方關係。 |
|
提稱語 |
在稱謂之下，表示請求受信人察閱之意。如對父母當用「膝下」，對師長當用「函丈」，現行書信多不使用。 |
|
啟事敬辭 |
陳述事情之發語詞。可分去信、回信兩種。去信如：「敬稟者」，覆信如：「敬覆者」。此項非必要，今多省去。 |
|
開頭 應酬語 |
在文言書信中通常多有此項，有表思慕，有敘別情，有頌揚德業，有祝福起居，或切時，或切事。 |
|
正文 |
為作書主旨，最宜注意。輕重得宜，錯落有致，全在作者用心，無定式，亦無定法也。 |
|
結尾 應酬語 |
大都皆簡單數語，如「敬祈示覆，俾有遵循」；「暑氣逼人，惟冀珍衛」一類，總以切合情事者為佳。 |
|
結尾敬辭 |
可分為兩部分：一為敬語，如「肅此」「耑此」之類，當與啟事敬辭一致。一為問候語，如對祖父母、父母用「敬 請福安」「敬請金安」；對師長用「敬請道安」「恭請誨安」之類。如用「請」字，下宜用「安」字，如「敬請福安」「即請大安」。如用「頌」字，下宜用「祺」「祉」等字，如「順頌時祺」「即頌刻祉」之類。 |
|
署名敬禮 |
末尾署名，宜與以上稱謂相呼應，所以示通訊人雙方關係。如對祖父母稱「孫」，對父母稱「男」，對師長稱「受 業」或「學生」。 |
|
月日 |
所以標明發信時間，頗為重要。 |
|
補述 |
書信首尾已完，或有遺漏之事，可於信末補述。(此為不得已之辦法，鄭重恭敬之書札，以不用為宜。) |
表二 書信應注意事項
(一)稱謂：
|
1. |
凡尊輩已歿，「家」字應該改為「先」字。 (1)自稱已歿之祖父母，為「先祖父母」或「先祖考」、「先祖妣」。 (2)稱已歿父母，父為「先父」、「先君」、「先嚴」、「先考」；母為「先母」、「先慈」、「先妣」。 |
|
2. |
(1)稱人父子為「賢喬梓」，對人自稱為「愚父子」。 (2)稱人兄弟為「賢昆仲」、「賢昆玉」，對人自稱為「愚兄弟」。 (3)稱人夫婦為「賢伉儷」，對人自稱為「愚夫婦」。 |
|
3. |
凡兄姊長輩，對人自稱時，上加「家」字；弟妹晚輩，則用「舍」字。如「家姊」「舍妹」等。 |
|
4. |
「夫子」二字，常為妻對夫之稱；女學生以稱「老師」、「吾師」或「業師」為宜。 |
|
5. |
世交中伯叔字樣，視對方與自己父親年齡而定。較長者稱「伯」，較幼者稱「叔」。 |
|
6. |
(1)部屬對長官，通常稱「鈞長」或「鈞座」，或稱職銜如「某公部長」；自稱「職」，如對舊時長官，則自稱「舊屬」，稱他人長官，則在職銜上加「貴」字，如「貴部長」。 (2)教師對校長可稱「校長」或「兄」，自稱時單稱「名」或「弟」，但不可用「職」。
|
(二)稱呼對照表
|
|
稱 呼 |
加 字 |
對 象 |
|
自 稱 |
(1)自己的尊長 (2)自己的卑幼及親戚 (3)自己的兒孫或店號 (4)自己已死的尊長 (5)自己已死的尊長 (6)自己已死的卑幼 |
家 舍 小 敝 先 亡 |
家父、家母、家兄、家姐 舍弟、舍妹、舍親 小兒、小女、小孩、小號 敝業師、敝友、敝縣、敝校 先祖、先父 亡弟、亡兒 |
|
稱 人 |
(1)對方的尊長、卑幼或其他親友 (2)對他人的尊長
(3)稱他人的妻室 (4)稱人的住宅、學校 (5)稱人的商店 |
令
尊、賢
尊 貴 寶 |
令尊、令兄、令弟、令郎、 令媛、令友 尊夫人、尊翁、賢喬梓、 賢伉儷、賢昆仲 尊夫人、尊嫂 貴宅、貴校 寶號 |
(三)提稱語(重點，考生應留意提稱語部份)
|
用 途 |
語 彙 |
|
用於祖父母及父母 |
膝下、膝前。 |
|
用於長輩 |
尊前、尊鑒、賜鑒、鈞鑒、崇鑒、尊右、侍右。 |
|
用於師長 |
函丈，壇席、講座、尊前、尊鑒。 |
|
用於平輩 |
台鑒、大鑒、惠鑒、左右、足下。 |
|
用於同學 |
硯右、硯席、文几、文席(上欄台鑒等語亦可通用)。 |
|
用於晚輩 |
青鑒、青覽、如晤、如握、如面、收覽、知悉、知之。 |
|
用於政界 |
勛鑒、鈞鑒、鈞座、台座、台鑒。 |
|
用於軍界 |
麾下、鈞鑒、鈞座。 |
|
用於教育界 |
講座、座右、麈次、有道、著席、撰席、史席。 |
|
用於弔唁 |
苫次、禮席、禮鑒。 |
|
用於哀啟 |
矜鑒。 |
(四)啟事敬辭
|
用 途 |
語 彙 |
|
用於祖父母及父母 |
敬稟者、謹稟者、叩稟者。 |
|
用於長輩及長官 |
茲肅者、敬肅者、謹肅者、敬啟者。(覆信：謹覆者、敬覆者、肅覆者。) |
|
用於通常之信 |
啟者、敬啟者、茲啟者、逕啟者。(覆信：茲覆者、敬覆者、逕覆者。) |
|
用於請求之信 |
茲懇者、敬懇者、茲託者、敬託者。 |
|
用於祝賀 |
敬肅者、謹肅者、茲肅者。 |
|
用於訃信 |
哀啟者、泣啟者。 |
|
用於補述 |
再啟者、再陳者、又啟者、又陳者、又、再。 |
(五)結尾敬辭
1.收束敬語
|
用 途 |
語 彙 |
|
用於親友長輩 |
肅此上達、敬此馳稟、耑肅奉稟、肅此、敬此、謹此。 |
|
用於親友平輩 |
耑此奉達、匆此布臆、特此奉聞、草此奉達、草此、耑此。 |
|
用於覆函 |
耑肅敬覆、耑此奉覆、肅函奉覆、耑此敬覆、匆此布覆。 |
|
用於申賀 |
敬申賀悃、肅表賀忱、用申賀意。 |
|
用於弔唁 |
恭陳唁意、肅此上慰、敬申哀悃。 |
|
用於鳴謝 |
肅誌謝忱、敬此鳴謝、耑鳴謝悃。 |
2.結尾問候語(左表之○表示抬頭)
|
用 途 |
語 彙 |
|
用於祖父母及父母 |
叩請○福安、敬請○金安。 |
|
用於親友長輩 |
恭請○禔安、敬請○崇安、敬請○鈞安、敬頌○崇祺、順頌○福祉。 |
|
用於師長 |
恭請○誨安、敬請○教安、敬請○講安、祇請○道安。 |
|
用於親友平輩 |
敬請○台安、順頌○台祺、即請○大安、敬候○近祉、順候○起居、即問○刻安。 |
|
用於親友晚輩 |
順詢○近佳、即問○近好、順頌○日祉。 |
|
用於政界 |
敬請○勛安、恭請○鈞安、祇請○政安。 |
|
用於軍界 |
敬請○戎安、恭請○麾安、肅頌○戎祺。 |
|
用於學界 |
敬請○學安、祇頌○文祺、敬請○著安、順請○撰安。 |
|
用於商界 |
敬請○籌安、順頌○籌祺。 |
|
用於賀婚 |
恭賀○燕喜、恭賀○大喜。 |
|
用於賀年 |
恭賀○年禧、恭賀○新禧。 |
|
用於弔唁 |
敬請○禮安、順候○素履。 |
|
用於問疾 |
恭請○痊安、敬祝○早痊。 |
|
用於按時令 |
敬請○春安、順頌○春祺、敬頌○夏祺、即請○暑安、敬請○秋安、順頌○秋祺、敬頌○冬綏、此請○爐安。 |
(六)書信用語表
|
|
提 稱 語 |
結 尾 敬 語 |
問 候 語 |
署 名 敬 辭 |
收 啟 |
|
祖父母(父母) |
膝前、膝下 |
肅此、謹此 |
敬請 福安 叩請 金安 |
○○敬稟、叩上（孫、孫女、兒、女） |
安啟 |
|
長 輩 |
尊前、尊鑒、鈞鑒 |
肅此、謹此 |
敬請 鈞安 恭請 崇安 |
○○謹上、敬上 |
鈞啟 |
|
師 長 |
尊前、座右、函丈 |
肅此、謹此 |
敬請 道安 恭請 教安 |
○○謹上、敬上(受業、學生) |
鈞啟 |
|
平 輩 |
大鑒、臺鑒、左右、足下 |
耑此、專此、匆此 |
敬請 大安 順頌 時綏 |
○○敬啟、謹啟 |
大啟、臺啟 |
|
晚 輩 |
如晤、如握、知之、知悉（用於子姪）、青鑒 |
|
順問 近祺 |
○○示、手書 |
收、啟 |
(七)常用啟封詞
(1)對祖父母、父母用「安啟」。
(2)對尊長或分際高者用「鈞啟」。
(3)對老師用「道啟」。
(4)對平輩及一般人用「臺啟」、「大啟」。
(5)對軍政界或有公職者用「勛啟」。
(6)對女士、小姐用「芳啟」、「惠啟」。
(7)唁喪用「禮啟」、「素啟」。
(8)對晚輩用「收啟」。
(9)不封口之賀年信函、柬帖等，不寫「啟」、「收」，只寫「某某某先生」即可。
(10)切不可用「敬啟」、「敬收」。
表三 信箋之行款格式
|
式 樣 |
1.對尊長或新交，以用中式八行信箋為宜。 2.弔喪忌用紅色行線。 |
|
摺 疊 |
1.先一直摺，次一橫摺，大小略如信封，此為有禮貌之式樣。 2.若反摺乃以報凶，或表示絕交之用，最宜忌避。 |
|
繕 寫 |
1.通幅必有一行到底，不宜行行弔腳。 2.舊有一字不成行，一行不成頁之說，亦以避免為宜。 3.其他應偏寫之字，不宜寫在平抬地位，名字不宜拆置兩行。 |
|
抬 頭 |
1.抬頭為表示尊敬之法。 2.普通有三抬、雙抬、單抬、平抬、挪抬五種。 3.最通用者為平抬(即涉及受信人時，提行書與各行相平)、挪抬(為就原行空一格寫，稱自己尊親及受信人子姪輩時用之)。 |
|
字 體 |
1.以楷書小字為尊敬。 2.行草放大為簡式。 3.大抵對尊長，字體宜端正，行款宜正直，用於隆重儀式者亦然。 4.此外不妨用行書，切勿近於潦草。 |
表四 信封之繕寫款式
|
項 目 |
繕 寫 要 點 |
|
款 式 |
1.信封以中式且中間有長方紅格者最為適宜。 2.如用西式信封，以純白者為最大方。 3.如弔喪之信，信封宜用素色；或將長方紅格線條，用墨塗去。 4.封文行數，古人有「三凶四吉五平安」的忌諱，所以以四至五行較合宜，儘量避免三行。 |
|
字 體 |
1.字體以端楷表示尊敬。 2.行書放大者，惟用於平輩及後輩。 |
|
格 式 |
●信封可分左右中三路，繕寫時應各依中線，不可偏斜。 1.右路寫受信人地址住所；上端應空二格寫起，字宜緊湊，地址宜詳明。受信人學校、商店等，以寫在中路右行為宜，惟字當縮小擠緊。 2.中路中行寫受信人姓名、稱呼、台啟等字樣；自信封上端寫起，至下端為止，字宜略大，排列宜勻稱。 3.左路寫發信人地址、處所、姓名等。掛號信件尤宜仔細，應自信封上端三分之一處寫起，下空兩字為宜，字宜擠緊。發信日月即寫在左路之末端，字宜縮小，或寫在背面緘縫中亦可，普通多略去。 4.又受信人稱呼，如「江總裁」「廖校長」「趙先生」，須寫在當中；受信人之字或名，用較小字體，寫在右側。其不用側寫者，可寫作「簡謙益先生」、「簡謙益君」，宜用於平輩或晚輩。 |
|
明 信 片 |
1.明信片繕寫，正面照信箋格式；其受信人地址一面，照信封繕寫款式。 2.惟中路不用「啟」字，而代以「收」字。 3.左邊不用「緘」字，而代以「寄」字。 ●說明：蓋「啟」義為開，「緘」義為封，皆指信封而言，明信片並無封套，萬不可誤用。 |
表五 語體書信作法
|
項 目 |
作 法 說 明 |
|
稱 謂 |
1.第一行寫收信人的稱謂，大體和舊式書信相同，如「父親、母親」(亦可改稱爸爸、媽媽)「伯父母」「舅父母」等。 2.凡是尊親屬，上面不加名字。其他長輩或平輩，可在稱謂上加收信人的字或號(沒有時可加名)，如「某某吾師」「某某學兄」等。 3.為了向收信人表示敬意，這一行要頂格寫，稱謂下舊式提稱語如「膝下」「惠鑒」等，可省略不用，而在下面加個冒號(：)。 |
|
本文 |
1.書信的本文，無論敘事、請託、慰問、商討問題……等，每一件事寫一段，每段第一行低兩格，第二行以下頂格寫，句下加標點。 2.稱呼對方時，如「伯父」「兄」等，要空一格寫，以示尊敬。 3.自稱時如「兒」「弟」等，要寫在右側方，以示謙恭。 |
|
寒暄語 |
舊式書信開頭與結尾的寒暄語，斟酌情形使用。 |
|
結尾語 |
舊式結尾語，如「肅此」「專此」等，可省略不用。 |
|
問侯語 |
1.最後問候語，如「敬請福安」「敬候台安」「敬祝健康」等，雖僅四字，亦係一段。 2.前兩字應提行低兩格寫，後兩字再提行頂格寫，以示敬意。 3.最末須加句號，以示本段已完。 |
|
署 名 |
1.署名在問候語後一行寫，大約從信紙三分之二至二分之一高的地方寫起，按照雙方關係加上自己的稱呼，如對祖父稱「孫」，對老師稱「學生」，對朋友稱「弟」等，要寫在右側。下面寫自己的名字，對家屬不冠姓，對其他的人要姓名全寫。 2.舊式書信在署名下尚有敬辭，如「敬稟」「謹啟」等，可以不用。 3.寫信月日，可寫在署名下面，稍偏右側，或在下一行，低於名字寫。 |
|
附候語 |
如果有附候語，可照舊式書信寫。 |
|
郵遞區號 |
信封寫法與舊式書信相同，但莫漏寫收信人和發信人的郵遞區號，給郵務人員以便利。 |